POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Votre vie privée est importante pour nous. La présente politique décrit les informations que Synap6 (« nous ») collecte à votre propos en tant qu’utilisateur de la solution de coffre-fort numérique Docavie, via le portail web https://mon.docavie.eu, l’application mobile « Docavie – Archivage sécurisé » (Android & iOS), ainsi que dans le cadre de vos relations avec Synap6. Elle précise aussi vos droits.

Les traitements décrits concernent ceux mis en œuvre par Synap6 en qualité de responsable de traitement. Les traitements opérés par d’autres responsables (éditeurs de logiciels de paie interconnectés à Docavie, employeurs, etc.) ne relèvent pas de cette politique.

Pour toute question, reportez-vous à la section « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».

Définitions

Aux fins de la présente politique :

• Coffre-fort numérique : espace personnel et confidentiel Docavie mis à disposition par Synap6 pour conserver en sécurité les bulletins de paie dématérialisés, attestations Pôle emploi, certificats de travail, soldes de tout compte, etc.
• Destinataire : personne/entité recevant communication de données personnelles.
• Documents numériques : bulletins de paie et autres documents RH archivés dans le coffre-fort numérique.
• Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Responsable du traitement : entité qui détermine les finalités et moyens du traitement.
• Sous-traitant : entité qui traite des données pour le compte du responsable.
• Traitement : toute opération sur des données personnelles (collecte, conservation, consultation, etc.).

Quel est notre rôle en matière de traitement de données à caractère personnel ?

Synap6 est une SAS française (capital 100 000 €), RCS Toulouse 945 136 133 — TVA FR53945136133 — SIRET 945 136 133 00010.
Siège : 4 rue Claire PAUILHAC – 31000 TOULOUSE (France) — Tél. : +33(0)5 37 23 00 62 — Email : contact@synap6.fr.

Synap6 fournit les services Docavie (réception, accès, consultation, téléchargement, suppression de documents), via l’app mobile « Docavie - Archivage sécurisé » (stores Apple & Google) et le portail web https://mon.docavie.eu, accessibles après création/validation du compte utilisateur.

Des traitements vous concernant peuvent être mis en œuvre pour les finalités décrites au paragraphe 4.

Quelles sont les modalités de collecte de vos données ?

Collecte directe

Lors de votre navigation sur le portail, l’usage de l’app mobile, la saisie de formulaires, vos demandes adressées à Synap6 et, plus généralement, votre utilisation des services Docavie.

Collecte indirecte

Par l’éditeur du logiciel de paie interconnecté (ex. Openpaye – FRESHPAY France) fournissant à votre employeur le service d’émission des documents déversés dans Docavie. Vos documents peuvent être déposés par l’employeur ou via des tiers.

Caractère obligatoire/facultatif

Selon la base légale : obligation légale (collecte obligatoire), consentement (facultative), exécution contractuelle (nécessaire), intérêt légitime (nécessaire). Les champs obligatoires sont indiqués le cas échéant.

Données sensibles

Par principe, Synap6 ne collecte pas de données « sensibles » au sens du RGPD. N’intégrez pas de telles données dans Docavie ni dans vos échanges.

Mineurs

Service réservé aux majeurs. Des cas particuliers peuvent concerner des utilisateurs mineurs d’au moins 15 ans (salariés, alternants, stagiaires) si leurs documents sont déversés dans Docavie.

Quelles sont les données collectées, pour quelles finalités, sur quels fondements et pour quelle durée ?

Les traitements suivants sont mis en œuvre :

Gestion des comptes utilisateurs et des relations avec les utilisateurs

Finalité : envoi d’emails liés à la création/validation/usage du compte, gestion et sécurité du compte, traçabilité des connexions et actions, traitement des demandes (contact, information, support, suppression), gestion des relations générales.

Synap6 ne réalise aucune prospection auprès des utilisateurs.

Responsable : Synap6.

Données : identité (nom, prénom), date de naissance, email, mot de passe (chiffré) sauf FranceConnect, fonction et entreprise le cas échéant, données de connexion/usage (logs, identifiants techniques, horodatage…), contenu des demandes et historique des échanges.

Base légale : intérêt légitime (bonne gestion des relations, fourniture et sécurisation du service).

Durée : base active pendant la relation jusqu’à suppression/clôture du compte (au plus tard fin de conservation du dernier document : 50 ans après son émission), puis suppression. Si suppression/clôture avant, suppression sous 6 mois. La demande de clôture est conservée 5 ans (probatoire). Données de connexion/usage : 6 mois en base active.

Archivage des documents numériques déversés dans le coffre-fort

Finalité : assurer l’archivage et la fourniture des services associés (réception, accès, consultation, téléchargement).

Responsable : Synap6.

Données : identité (nom, prénom), date de naissance, email, documents archivés.

Base légale : exécution du contrat (CGU Docavie acceptées).

Durée : chaque document est archivé 50 ans max à compter de son émission, puis supprimé. Si suppression/clôture du compte avant, suppression sous 6 mois.

Réalisation et élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques

Finalité : études et analyses associées à l’utilisation de Docavie (amélioration, supervision, performance).

Responsable : Synap6.

Données : identité, date de naissance, fonction/entreprise (le cas échéant), email, et plus généralement les données liées aux relations.

Base légale : intérêt légitime (développement, supervision, amélioration).

Durée : nécessaire à l’objectif, et au maximum la durée précisée selon la catégorie de données utilisée.

Cookies, traceurs & technologies similaires (authentification, fonctionnement, sécurité)

Finalité : gestion/suivi du bon fonctionnement du portail et de l’app, sécurisation et authentification (cookies permettant la navigation sans ressaisie, sécurité du mécanisme d’authentification), ainsi que des analyses techniques associées.

Données : données de session/connexion/navigation (config. navigateur/terminal, IP, identifiants techniques, résolution, OS, historique et trafic, traçabilité des actions, langue, réseau, etc.).

Responsable : Synap6.

Base légale : intérêt légitime (strictement nécessaires au service demandé et à la sécurité). Pas d’autres cookies (audience, pub, réseaux sociaux…).

Durée : base active pendant la durée de vie des cookies, max 6 mois.

Gestion des demandes d’exercice des droits des personnes

Finalité : traiter les demandes RGPD (accès, rectification, etc.) et leurs conséquences.

Responsable : Synap6.

Données : identité, email, données concernées, contenu de la demande/échanges/réponse, informations supplémentaires ou copie de pièce d’identité si nécessaire.

Base légale : obligation légale.

Durée: base active jusqu’à réponse, puis archives 6 ans max. La copie d’identité : immédiatement supprimée si non nécessaire ; supprimée après vérification ou, exceptionnellement, conservée en archives 6 ans en cas de risque contentieux fort.

Gestion & suivi des précontentieux et contentieux

Finalité : préparation, exercice et suivi des procédures (administratives, civiles, pénales), dépôt d’actes, exécution des décisions.

Responsable : Synap6.

Données : identité, date de naissance, historique d’échanges, éléments factuels et pièces nécessaires (y compris, si strictement nécessaire, données « particulières » ou relatives à des infractions/condamnations).

Base légale : intérêt légitime à préserver/défendre ses droits. Données particulières/infractions possibles si strictement nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Durée : jusqu’au règlement amiable ou à la prescription de l’action. En cas de procédure, jusqu’à extinction des voies de recours et exécution de la décision (archives possibles selon le cas).

Généralités

Synap6 ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant significativement de manière similaire.

Qui sont les destinataires de vos données ?

Interne Synap6 : personnel habilité (relation utilisateurs, commercial, juridique/administratif, supervision technique).

Externes : éditeurs de logiciels de paie interconnectés (clients de Synap6) ; prestataires techniques (ex. OVH – hébergeur, Zoho – ticketing, Gandi – messagerie, Sinch Email/Mailjet – routage email, Xélians – archivage) ; conseils (juridiques/financiers/comptables), organismes de contrôle ; auxiliaires de justice, juridictions/autorités compétentes ; forces de l’ordre selon le cas ; tiers impliqués ; assureurs.

Communication aux autorités habilitées possible (réquisitions judiciaires/administratives, procédures).

Vos données sont-elles transférées hors Union européenne ?

Traitements préférentiellement dans l’UE ; portail et app hébergés en France. Des transferts hors UE peuvent survenir via certains prestataires. Ils sont encadrés : décisions d’adéquation, Data Privacy Framework (US) ou clauses contractuelles types + mesures complémentaires. D’autres cas de licéité existent (exécution d’un contrat, consentement explicite, etc.). Une copie des documents de référence peut être obtenue sur demande (hors informations sensibles/confidentielles).

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Droits : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité (si applicable), retrait du consentement (si applicable), directives post-mortem. Droit d’opposition dans certaines conditions.

Exercice : par courrier à SYNAP6, 4 rue Claire PAUILHAC, 31000 TOULOUSE (France) ou par email à rgpd@docavie.eu.

Délai de réponse : 1 mois (prolongeable de 2 mois si nécessaire, vous en êtes informé). En cas de doute raisonnable sur l’identité, des informations supplémentaires et une pièce d’identité peuvent être demandées (les délais sont alors suspendus).

La demande peut être faite par mandataire (avec justificatifs requis : identité, mandat, objet/durée).

Réclamation : autorité de contrôle compétente (en France : CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, tél. +33(0)1 53 73 22 22 – cnil.fr).

La présente politique peut-elle être modifiée ?

La politique peut être modifiée à tout moment ; l’édition à jour est publiée sur le portail et l’app dans la rubrique dédiée, et liée depuis les formulaires de collecte.

Date de la dernière mise à jour : 1er septembre 2025